Concierge-Service für Ihren Büroalltag.
Vom Bid Potenzial bis zur Abgabe - wir begleiten Sie bei der Teilnahme öffentlicher Ausschreibungen.
Wir haben Ihren Churn im Blick.
Sie haben noch nicht gefunden, wonach Sie suchen?
Unsere Stärke ist die Flexibilität. Der Concierge-Service richtet sich nach Ihrem Betrieb, nicht nach einem festen Katalog. Ob Buchhaltungsunterstützung, Websitepflege, Auftragsunterstützung und Controlling oder ein Vorgang, der in keine Schublade passt - wir prüfen, was sich sinnvoll übernehmen lässt, und ermitteln die Leistung entsprechend Ihrer individuellen Bedürfnisse.
Kontaktieren Sie uns einfach. Wir prüfen gemeinsam die Möglichkeiten und sagen Ihnen offen, was wir übernehmen können und wo die Grenze liegt.
Büroservice
Hubilar übernimmt die Büroarbeiten, die bei Einzel- und Kleinunternehmern neben dem eigentlichen Geschäft liegen bleiben.
Gerade Solo-Selbstständige und kleine Betriebe haben selten ein Backoffice. Belege einscannen, Buchhaltung und die laufende Ablage bleiben dabei liegen und werden oft abends oder zwischen zwei Terminen notgedrungen eingeschoben. Hubilar springt dort ein und unterstützt Sie nach individuellen Bedürfnissen, ohne dass dafür eine eigene Verwaltung aufgebaut werden muss. Wir behalten den Überblick über Ihren Bürotisch, damit Sie arbeiten können.
Unsere Concierge-Leistungen umfassen u.a.:
- Erstellung von Angeboten und Rechnungen und allgemeinen Dokumenten
- Assistenzarbeiten
- Websitepflege
- individuelle Vereinbarungen auf Wunsch möglich
öffentliche Ausschreibungen
Basis-Paket: Ausschreibungs-Radar
Wir prüfen fortlaufend potenzielle öffentliche Ausschreibungen nach Ihrem Leistungsbild, Ihrer fachlichen Eignung und den Fristen, die für Ihren Betrieb tragfähig sind. Die Bid-Empfehlungen erhalten Sie gebündelt, jeweils mit Bezeichnung, Auftraggeber, Abgabefrist und kurzer inhaltlicher Einordnung. Nicht einschlägige Verfahren werden nicht weitergegeben. Die Leistung endet mit dem Hinweis. Die Entscheidung über eine Beteiligung, die Zusammenstellung der Unterlagen, die Kalkulation und die Abgabe verbleiben bei Ihnen.
Pro-Paket: Bid-Desk
Mit unserem Bid-Desk begleiten wir Sie bei einer Bid-Go-Entscheidung während des gesamten Vergabeverfahrens. Wir sichten die Vergabeunterlagen, stellen die Eignungs- und Ausschlusskriterien zusammen und überwachen die Frist. Wir unterstützen beim Ausfüllen der Formulare sowie der Zusammenstellung aller geforderten Nachweise. Die Unterlagen werden vor dem Versand auf Vollständigkeit geprüft. Die Kommunikation mit der Vergabestelle, rechtliche Prüfungen und inhaltliche Verantwortung verbleibt bei Ihnen. Eine Rechtsberatung ist ausgeschlossen. Die Bid-Desk Begleitung versteht sich als interne Unterstützung und Qualitätsprüfung im 4-Augen-Prinzip und reicht vom Screening bis zur fristgerechten Abgabe.
Contract Renewal
Ein Vertrag, der unbemerkt ausläuft, ist selten nur ein verpasster Termin. Wartung und Abonnement tragen den wiederkehrenden Umsatz. Bleibt die Verlängerung liegen, endet die Leistung oft still und ohne dass der Kunde aktiv kündigt.
Hubilar führt für Sie einen Renewal Desk als internes Controlling Ihrer Wartungs-, Abonnement- und weiteren Endkundenverträge. Laufzeiten, Verlängerungen, Kündigungsfristen und das Risiko eines Churns werden beobachtet und Ihnen mit angemessenem Vorlauf gemeldet oder an die von Ihnen benannten Account Manager übergeben. Angebot und Verkauf verbleiben in Ihrer Hand.
Der Renewal Desk schließt an Ihre vorhandenen Systeme an. Dazu gehören die Einarbeitung in Ihr Contract-Management-System und die Übernahme vorhandener Listen.
Sie haben noch keine Übersicht über alle wiederkehrenden Verträge? Kein Problem!
Der Renewal Desk lässt sich auch dort neu aufsetzen, wo bisher keine Liste, kein System und keine Fristenkontrolle bestehen. Nach individueller Absprache und gemäß Ihren Wünschen erstellen wir den notwendigen Überblick und tragen alle laufenden Vertragsdaten zusammen, legen Laufzeiten, Verlängerungen und Kündigungsfristen an und übergeben Ihnen den Überblick, auf dem das weitere Controlling aufsetzt.